会計事務所や会社の経理担当にこれまで従事したことがない人にとって、会計ソフトへ日々の取引を入力するのは非常に難しそうと思う人が多いと考えられます。
今回は、会計ソフトへ入力するための必要な知識や入力のコツについて紹介したいと思います。

◆簿記を理解しておく必要はあるか？
仕訳を理解するためには、簿記を理解しておく必要があります。
日々の取引を会計ソフトへ入力する目的、すなわち最終的なゴールは「決算書」を作成することを理解した上で、以下では簿記全体の流れを解説していきます。

➀日々の取引を仕訳する
日々の事業活動を行う上で、売上や経費が発生します。
この売上や経費を計上するために、日々の取引を仕訳して、仕訳帳へ記録していきます。

➁仕訳を総勘定元帳へ転記する
上述した仕訳帳をもとに、勘定科目ごと集計する必要があります。
勘定科目ごとに集計したものを総勘定元帳といいます。
勘定科目とは、現金や売掛金、買掛金など、取引を分けるための項目名になります。

➂試算表を作成する
総勘定元帳に記載された勘定科目ごとに残高を転記して試算表を作成します。

➃決算整理仕訳をする
決算整理仕訳は、固定資産を所有していれば減価償却費を計上したり、飲食店や小売業などを営んでいれば品物在庫を計上したり、決算時に必要な取引を入力します。

➄財務諸表（決算書）を作成する
決算整理仕訳を計上後、全ての勘定科目の残高をもとに貸借対照表や損益計算書といった財務諸表（決算書）を作成していきます。

◆会計ソフトへ入力するためのポイント
会計ソフトへ日々の取引を入力する場合、効率的な入力を行う事で、作業時間の減少に繋がります。
ここでは会計ソフトへ効率的に入力する為のポイントをご紹介致します。

➀勘定科目を統一する為にルールを決めておく
社用車を所有している場合、ガソリン代などを経費計上する上で、「車両費」や「旅費交通費」などの勘定科目で処理をします。
勘定科目は会社が自由に決めて良い事になっておりますが、統一することで前期比較が出来たり、会計ソフトへ入力する担当者が変わっても、ルールを決めていれば入力時に悩むことありません。

➁データ連携を利用する
会計ソフトには、パソコンに直接インストールするような従来のインストール型と、インターネット上で会計ソフトを利用するクラウド型があります。
クラウド型は主に口座連携を利用して、入力を進めることを推奨しておりますが、インストール型の会計ソフトを利用している場合でも、
銀行口座やクレジットカードを会計ソフトへ連携する事が可能なので、入力を進めるにあたり、
データ連携機能を利用することで、自動で日々の取引が会計ソフトへ入力される為、従来のような手入力を行う必要がないのでおすすめです。

➂異常値は推移表を利用する
年間の入力が完了し、毎月の各勘定科目に計上漏れがないか、極端に金額が多かったり少なかったりしていないか、といった異常値を探す場合、推移表を利用することをおすすめします。
推移表とは、全科目が月ごとに表示されている表であり、損益計算書の計上漏れや異常値を見つける上で非常に便利です。

➃補助科目を設定する
補助科目を設定すると、どこの取引先からいくら売上があるのか、多くの支払先がある場合に一目でどこの支払先にいくら支払ったかなどをすぐに確認することが出来ます。

➄残高の確認は全ての入力が完了した後に行う
取引の入力が全て完了した場合、最後に残高確認を行うことをおすすめします。
一つ一つの取引を入力して、残高確認をするのは非常に手間もかかり、作業時間も膨大になると考えられます。
そのため、全ての入力が終わった後に、各勘定科目の残高が正しい残高になっているか確認することをおすすめします。

◆まとめ
今回は会計事務所や経理業務が未経験の方へ向けた会計ソフトの効率的な入力方法のポイントをご紹介しました。
会計ソフトへ入力するにあたって、上述したようなことを意識して経理業務を実施していくことをお勧めします。
何かご不明な点がございましたらお気軽に弊所へお問い合わせくださいませ。