2022年1月にペーパーレス化の促進を目的とした電子帳簿保存法が改正されました。多くの要件が緩和され、効率的なビジネス展開が期待されます。本記事では、改正電子帳簿保存法の基本的な仕組みや対象となる書類、タイムスタンプの必要性について解説します。

電子帳簿保存法（電帳法）とは

電子帳簿保存法とは、決算関係書類や各種帳簿などの税務関係帳簿・書類を電子データで保存することを認めた法律です。税務関係書類は紙での保存が原則ですが、電子帳簿保存法によって電子データでの保存が特例として認められました。2022年1月の改正により、電子取引で扱った電子データを紙に出力しての保存ができなくなりました。ただし、電子保存の義務化については、企業の準備期間として2023年12月末まで2年間猶予されることになっています。

また、電子帳簿保存法は、電子帳簿保存法、スキャナ保存、電子取引の3つの区分に分けられており、その中で電子取引については義務であり、電子帳簿保存法とスキャナ保存については任意となっております。

参考：

電子帳簿保存法が改正されました（国税庁）

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

それぞれ電子帳簿保存法に準じた保存をするために満たすべき要件があります。

①電子帳簿等保存

パソコンで作成したデータを保存する方法を、電磁的記録での保存といいます。DVDやハードディスクのようなメディアでの保管だけではなく、クラウドサービスを利用してサーバーに保管したデータもこれにあてはまります。

電磁的記録での保存は、データの作成者がパソコンで一貫して行う作業が必要です。クラウドサービスを利用すればデータの保存だけでなく、関係部署とのデータ共有もスムーズに行えるので業務効率化につながるでしょう。

②スキャナ保存

取引した紙の書類をスキャンやスマホで撮影し、電子データに変換したものを電子文書として保存する方法も認められています。ただし、スキャナでの保存は電子データに変換する際の改ざんを防止する観点から、システム要件や日数制限が定められています。

たとえば「訂正・削除履歴が残るシステムに保存をする」「保存対象のファイルにタイムスタンプを付与する」など、一定の要件を満たさなければ、エビデンスとして認められません。また、保存までの期間も、最長で約70日（2ヶ月とおおむね7営業日）以内とされています。

参考：

書類のスキャナ保存（国税庁）

https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0018004-061_02.pdf

③電子取引データ保存

電子データで受領する書類や電子明細は、利用者がデータを改ざんできないクラウドサービスを利用していれば、タイムスタンプ不要で保存可能です。2023年10月1日から導入されたインボイス制度でも、適格請求書を電子データで保存することが認められています。電子データで保存した適格請求書は「電子インボイス」と呼ばれます。

電子インボイスは電子帳簿保存法に準じて保存しなくてはなりません。電子インボイスを検討している方は、電子帳簿保存法の要件と保存方法について把握しておきましょう。

参考：

電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/index.htm

【国税庁の取組紹介】電子帳簿保存

https://www.nta.go.jp/about/introduction/torikumi/week/dennsityoubo.htm

電子帳簿保存法の対象書類

電子帳簿保存法で電子帳簿保存・スキャナ保存・電子取引データ保存の対象となる書類としては、仕訳帳・総勘定元帳などの「国税関係帳簿」や、貸借対照表・損益計算書などの「国税関係書類」は電子帳簿保存の対象です。国税関係書類のうち、領収書・請求書・発注書のような「取引関係書類」に関しては、自ら作成した書類の写しなどは電子帳簿保存の対象となります。一方で、相手から受け取った書類は、スキャナ保存の対象です。またインターネット取引や電子メールでの取引などは電子取引に該当し、電子的に保存する必要があります。

また、電子帳簿保存法の対象となる書類の範囲は幅広いですが、なかには対象とならない書類もあります。具体的には、手書きで作成した総勘定元帳や仕訳帳といった「主要簿」、同じく手書きで作成した「請求書」や「補助簿」といったものが該当します。これらの書類はスキャナ保存をしても、電子帳簿保存法の対象とはならず、紙の原本を保存する必要があるので注意しておきましょう。

参考：

電子帳簿保存法関係（国税庁）

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm

まとめ

電子帳簿保存法の法改正では、電子帳簿保存やスキャナ保存について、税務署長の事前承認制度の廃止やタイムスタンプの不要化、検索要件の緩和など、抜本的な変更が行われました。対応に悩まれている事業者の方がいらっしゃいましたら、お気軽に鈴木健志税理士事務所までご相談ください。

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